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如何控制會議時間中央辦公廳秘書局主管月刊支招

发布时间:2019-03-11 11:35:49 | 點擊:

“如何高效組織會議、有效控制時間、圓滿完成工作”

2月18日,微信公衆號“秘書工作”連發兩篇《秘書工作》雜志文章,就此問題提出了多項舉措。

創辦于1985年7月的《秘書工作》雜志是經中共中央辦公廳和國家新聞出版部門批准,由中共中央辦公廳秘書局主管的全國性刊物,1991年改爲月刊。該雜志主要讀者包括全國黨政軍群機關以及企事業單位領導秘書、秘書長、辦公廳(室)主任及其他工作人員,是國內發行量最大、影響力最強的辦公廳(室)工作類期刊。

在《控制會議時間的“1+3”組合拳》一文中,《秘書工作》雜志提出了“樹立一個理念”+“把握三個步驟”的觀點來控制會議時間。

“一個理念”即爲“重在務實、要在充實、貴在落實的辦會理念,堅決破除形式主義、官僚主義,提高會議效率,提升工作質量,改會風、轉作風、樹新風”。

這個辦會理念需要:堅持問題導向辦會、堅持創新思路辦會、堅持精簡節約辦會以及堅持建章立制辦會。

而“三個步驟”則包括了“做好會前功課”、“做好會中提醒”、“做好會後小結”。

其中,關于“做好會中提醒”部分,文章具體提到了6個建議:開門見山鄭重提醒、叫停跑題策略提醒、控制節奏合理提醒、針對超時巧妙提醒、化解分歧客觀提醒以及現場研判即興提醒。

而在另一篇题为《会议控时,试试“弗莱克整合法”》的文章中,《秘书工作》杂志引入介绍了一套名为“弗莱克整合法”(Flecks’ Synergy)的国外开会方法。

文章介紹稱,會議議程由願望清單、主題講者、每個主題所占用時間構成。其中,議程設置階段的主要任務是:確定主持人、列明願望清單、預估願望清單中每個主題所占用時間、酌情預留主題之間切換所需的時間以及整個會議結束前總體回顧或強調個別任務的時間、設計制作好議程列表。

而在正式開會階段,會議控制工作的主要任務包括:比較會議總時長與主題預估時間之和並調整統一會議時長、主持人引導主題講者有序發言、與會人員高效協作、發言時間控制與“還有最後一分鍾”提醒、會議時長實行總額控制。

會議收尾階段,需要完成團隊成員自願提議擔任下次會議的主持人、主持人將本次會議議程進行掃描等工作。

文章稱,“弗萊克整合法”的精髓在于預先搭好框架、結成“契約”,通過把議程事先落實到紙面、各主題之間在總時長內挪用時間資源、對每個主題發言進行計時並作預估、實際用時的比較記錄等手段,不斷提醒乃至強迫與會者和會議主持人提前做好准備、注意發言用時、提高發言質量,從而避免日常開會時跑題、要事小事混著說、與會者評論不受限等問題。

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